今やシェアオフィスはオフィスの主流！シェアオフィスの基礎知識を分かりやすく解説

シェアオフィスの基礎知識として、建物は専有スペースと共有スペースで構成されています。オープンスペースは会議室や作業場として活用でき、会議室は事前の予約が必要になっていることが多いようです。清掃はシェアオフィスを運営する会社が行っていて、パソコンをレンタルできたりドリンクサービスがついているところもあります。契約時には保証金が必要になりますが、その額は月額料金の1か月分が相場です。最近ではネットワークのセキュリティ関連にも力を入れています。

シェアオフィスとは一つのオフィスを複数の企業や個人がシェアするオフィス

シェアオフィスは、一つのオフィスを複数の企業や個人が共有する形態のオフィススペースです。これは通常の単一企業が独自のスペースを借りるのではなく、複数のテナントが同じスペースを利用する方法となっています。シェアオフィスはさまざまなビジネスモデルやニーズに対応できる柔軟性を持ち、数多くの利点を備えています。例えばシェアオフィスを利用することで、個別に事務所やスペースを借りる費用を節約することができるでしょう。賃貸契約や設備の維持費用を分担するため、初期資金に乏しいスタートアップや中小企業にとって魅力的な選択肢です。必要な分だけ契約することができるため、柔軟性の高さも魅力です。短期間の契約を活用すれば、中小企業の変化に対応することもできるようになっています。企業が成長したら必要に応じてスペースを増減できます。また、会議室や受付サービス、コピー機などのビジネス用品が共有設備として用意されていることも多く、各自での購入が不要です。

シェアオフィスはアメリカで誕生した

シェアオフィスは元を辿るとアメリカで誕生したサービスで、日本でも普及を続けています。1980年頃からシェアの概念はあり、フリーランスや労働者などが情報を共有する場所がありました。時代が進むとインターネットが発展をはじめ、テクノロジーの進化に従い多くの資産や情報が共有されるようになります。2005年頃になるとアメリカのベンチャー企業がシェアオフィスの提供を開始し、これがフリーランスやリモートワーカーに利用されるようになります。設備が用意されたシェアオフィスはさまざまな業種で利用しやすく、コストをかけずにオフィスを設置したい中小企業やベンチャー企業にとっても理想的な場所です。サービスの提供当初はコミュニケーションや情報共有を中心に行われていましたが、昨今では通常のオフィスの形態の一つとして定着しています。また、2020年以降はパンデミックの影響もあり、より分散して業務を行うための場所としてシェアオフィスが選ばれています。

シェアオフィスとレンタルオフィスとの違い

シェアオフィスとレンタルオフィスは、よく似たイメージを持たれがちですが、両者には明確な違いがあります。前者は同じ空間をシェアする形で、空いている場所を利用して仕事をします。後者は専用のスペースが確保されていて、オフィスの設備などは共用します。専用スペースが無い方が料金的には安くなりますが、私物を置きっぱなしにすることができないなど制約は多くなります。仕事に使うのはノートパソコンだけというなら、専用スペースは必要ないですが、デスクトップやいろんな資料などが必要になる仕事なら、専用スペースがないと使い勝手が悪いです。他の人と交流を持ちたい人には、シェアオフィスの方が魅力的です。レンタルオフィスは専用スペース内で仕事をするので、他のオフィスの人との交流はあいさつ程度にとどまることが多いです。同じ空間で仕事をするシェアオフィスなら、毎日顔を合わせていると同僚のような感覚になれるので、フリーランスには大きな魅力です。

シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

シェアオフィスとコワーキングスペースの違いは、料金体系のほかにセキュリティの保ち方にも現れます。複数の企業のビジネスマンが様々な設備やスペースを共有するシェアオフィスの場合、他社のビジネスマンに情報を盗み見られないようにするために様々な対策を行うことが必要で、そのために作業内容が限定されると言うケースも少なくありません。 多くのシェアオフィスでは独立して作業をすることができるような個別ブースが設けられていたり、またコピー機やファックスなどはデータを第三者に知られないようにするためにすぐに消去する仕組みなどが整えられていることが多いものです。コワーキングスペースの場合には独立したブースが利用対象となるため、盗見られる心配はありませんがそのスペースを利用する期間によって借り切る必要があるため、高額な料金が発生することもあります。 ビジネススタイルなどによりどちらが有利かを十分に考え、利用することが効果的な方法です。

シェアオフィスでは住所の利用や法人登記も可能

シェアオフィスの中には、住所の利用や法人登記も利用可能なところがあります。例えば、そこに郵便物を届けるようにしたり、さらにオプションで転送サービスを提供していて私書箱的な使い方ができるところもあります。登記が可能なところであれば、そこをビジネスの拠点とすることができますし、賃貸で事務所を借りるのと比べて少ない費用で利用できるので起業するのにも適しています。シェアオフィスが得地経しているサービス内容は具体で異なるため、これらの使い方をしたい場合は対応しているところを探すと良いです。 また、使い勝手を向上させたいのであれば、設備についてもチェックしておくことをおすすめします。単に住所だけの利用であればあまり気にする必要はありませんが、そこを仕事場としても使いたいのであれば、やはり設備の良さも確かめるべきです。他の利用者の様子などもできれば知っておきたいところです。コストを気にすることも重要です。

シェアオフィスは立地条件が良いので通勤や営業活動に便利

シェアオフィスは、現代のビジネス環境において非常に便利なオプションとなっています。その魅力の一つは優れた立地条件です。通勤や営業活動にとって非常に便利な場所に位置していることが多いため、多くのビジネスプロフェッショナルにとって魅力的な選択肢となっています。まず都市の中心部やビジネス地区に多く存在します。これにより、通勤者にとって非常にアクセスしやすい場所にオフィスがあるため、時間と労力を節約することができます。交通機関や主要な道路へのアクセスが良いため、毎日の通勤がストレスなく行えることでしょう。 多くの場合、他のビジネスや企業が集まる場所に設けられています。このような共有スペースで働くことは、ビジネスネットワーキングの機会を提供します。隣席の起業家や専門家との交流が、新しいビジネスチャンスやコラボレーションの可能性を広げることがあります。 必要な設備やサービスを提供しているため、営業活動にも便利です。高速のインターネット接続、プリンターやコピー機の利用、会議室の予約など、ビジネス運営に必要なリソースがすぐに手に入ります。 ビジネスの成功に寄与する要因の一つと言えるでしょう。通勤や営業活動が便利で、ビジネスコミュニティとの接触が得られることから、多くのプロフェッショナルが利用する選択肢として魅力的です。シェアオフィスの利用を検討する際には、立地条件を考慮することが重要です。

シェアオフィスの利用で人脈が広がる

シェアオフィスを利用している人の多くは、コストを安くしたいケースが多いです。自宅では仕事がしづらく、オフィスを借りるにはコストがかかりすぎる方に人気のシェアオフィスですが人脈作りに役立つことがあります。シェアオフィスでは、様々な業種の方がオープンスペースで働いていることが多いので思わぬ出会いがあってそれがビジネスにつながることがあるのも注目すべき点です。個室ではあまり機会がないかもしれませんが、オープンスペースで仕事をしていたりパブリックなスペースで時間を過ごしていて人脈ができることは珍しくありません。 それを目的にシェアオフィスを利用する人はあまりいないかもしれませんが、異業種のコミュニケーションの場になる可能性はゼロではありません。時間帯にもよりますが、一人で事務所を借りたり自宅で働くよりもいろいろな人が出入りしている場を利用するメリットがコスト面以外にもあるのは意外と知られていない側面です。

シェアオフィスを契約する際の基本的な流れ

シェアオフィスを契約する際には、そのサービス内容や様々な注意点を確認することが重要です。この内容に納得し自らの業務を安全かつ効率的に行うことができると判断して初めて、契約に向かう流れとなります。シェアオフィスでは様々な企業が同じスペースを共有する働き方となるため、様々な細かなルールが設定されています。このルールの内容を理解して自らの業務に適していると判断することが重要となっており、この部分で無理をしたり現在の業務にはそぐわない内容となっていることを認識しないと、利用開始後に問題を引き起こすことも少なくありません。特にセキュリティーレベルはその設定が非常に難しいものとなっていますが、企業によってもポリシーが異なるためこれが一致しないと大きな問題となります。 シェアオフィスではいろいろな企業の担当者が出入りすることになるため、その情報の守り方なども十分に検討することが必要となっています。これらを十分に理解した上で、契約を行うことが大切です。

シェアオフィスの平均的な利用料金

シェアオフィスの料金について調べる前に、築年数や駅からの距離、立地、エリア等でも差が出ることを理解しなければなりません。設備面でも違いがありますし、常駐スタッフがいるようなところは無人の場合と比較すると高額です。それを踏まえた上でシェアオフィスの平均的な利用料金を見てみると、5名程度が入る部屋の場合には15万円から25万円程度に設定されています。東京以外の地域ではもう少し安く済み、専用デスクのみを用意したりコワーキングスペースを活用したり、バーチャルオフィスを選ぶのなら大幅にコストカットできます。初期費用は利用するシェアオフィスによってまちまちですが、1か月程度の費用を支払うケースが多いようです。オプションを利用する時にはさらに費用が発生し、トータル金額を出してみると賃貸契約を結ぶ場合と差がないこともあります。それぞれの事業の行い方を考え、シェアオフィスの方が合っていると感じるような状況ならメリットを感じられるはずです。

シェアオフィスを契約する際に必要な書類

シェアオフィスを契約する際には、いくつかの書類が必要です。まずは契約申込書ですがこれには自分の名前や連絡先、借りたいオフィスの詳細などを記入します。次に提出しなければならないのが個人情報提供書です。個人情報提供書には、自分の個人情報を詳細に記入します。 事業計画書も必要ですがこの書類には、自分のビジネスアイデアや収益予測などを書きます。オフィスの運営者側は、自分の事業に真剣に取り組んでいることを確認したいのです。 保証人の同意書と契約金の支払い証明書が必要です。保証人の同意書には、保証人があなたのオフィス利用に同意していることを書きます。契約金の支払い証明書は、オフィスの運営者側に契約金がちゃんと支払われたことを証明するためのものです。これらはシェアオフィスを契約する際に必ず準備しなければいけません。もちろん貸し出す会社によって異なります。しっかりと準備し、スムーズに契約手続きを進めましょう。

シェアオフィスを選ぶ際はセキュリティ面を重視する

シェアオフィスには様々な企業のビジネスマンが出入りすることになり、中には同業他社の営業マンなどが作業を行うことも少なくありません。そのような環境の中で顧客の提案書等を作成していると、情報が覗き見されてしまうことも多いので注意が必要となります。シェアオフィスを選ぶ際には、完全に作業の様子を外部から見られないようにするための配慮がなされていることが必要であり、またその他のセキュリティ面を十分に確認することが大切です。 シェアオフィスではコピー機やファックス等が設置されており、これを自由に使うことができます。しかし最近のコピー機をファックス等はデジタル式のものが多いため、コピーや送付をした内容を内部に一時的に記録する仕組みとなっているのが特徴です。この記録が作業終了後確実に消去される仕組みになっていたり、通信内容が記録されないような仕組みであることを事前に確認しなければなりません。これが行われない場合には、悪意のある第三者がデータを盗み出す可能性があり、トラブルの原因となるためです。

シェアオフィスを利用できない業種もあるので注意

シェアオフィスは様々なタイミングで利用することができるため、ビジネスマンにとっては非常に便利なもの買っています。しかし業種の中にはシェアオフィスを利用できないものもあるため、事前に確認をしてから使用することが必要です。 一般的には重大な機密情報を取り扱う職種や、様々なトラブルを発生させてしまうリスクを持っている場合などはこれを利用することができません。またシェアオフィスの会社で独自にこれらの規定を設けているところもあり、その場合にはルールに従うことが必要となります。 シェアオフィスでは一定のプライバシーに配慮し様々な業種が利用することができるよう配慮されていることが多いのですが、それでも共通の利用を実現するためにはある程度のセキュリティを猶予しなければならないものとなるため、この範疇に当てはまらない場合には使用を推奨できないものとなっており、そのリスクを負うことができません。これらの内容を十分に理解した上で。効果的な使い方をすることが必要な要素となっています。

シェアオフィスでは周囲の雑音が気になる場合がある

シェアオフィスというワークスペースは、多くの人々が集まって仕事をする場所であり、その中での雑音は時折気になることがあります。それぞれ異なる作業環境や集中力の要求を持っており、周囲の音はその要求を満たすのに影響を及ぼすことがあります。 一方でシェアオフィスの音もまた独自の魅力を持っています。人々が活気づいて働いている様子や、コミュニケーションが生まれる場面もあります。これは新しいアイデアやプロジェクトへの刺激になることがあるでしょう。 特に電話会議や文章の執筆など、静かな環境が求められる場面では、周囲の雑音が気になります。他の人が会話をしている音や、キーボードの音、プリンターの音などが注意を引き寄せることがあります。そのためイヤープラグやヘッドフォンを使って外部の音を遮断し、集中力を高めることができるでしょう。 しかしシェアオフィスの音には適度な活気もあるため、完全に静かな環境が必要なわけではありません。時折、周囲の人々とコミュニケーションを取ることも、新しいアイデアを生み出すきっかけになることがあります。 シェアオフィスでの音は、作業の性格や個人の好みによって異なる要素として捉えることができます。時には気になることもあれば、時には刺激として受け入れることもあります。重要なのはその状況に適した対策を取り、自分の作業効率を最大化することです。

シェアオフィスはフリーランスやベンチャー企業に最適

シェアオフィスは、フリーランスやベンチャーなど家賃負担を少しでも抑えたい方に最適です。事務所を構えようとすると、法人の場合保証金など一般的な賃料に加えてコストが莫大になります。シェアオフィスなら、初期費用だけでなくランニングコストを抑えることができますのでなるべく費用を抑えたい仕事を始めたばかりの方やフリーの方にも適しています。 建物の賃料は企業にとって固定費ですし大きな出費ですが、シェアオフィスは月々わずかなコストで借りられるのがメリットです。シェアオフィスといっても個室が使える場合もありますし、デザイナー風のおしゃれな建物もあります。仕事がはかどるような設備が整っていますし、ネット環境や印刷関連の機器などもあって便利です。フリーランスであまり家賃をかけたくない方で、自宅ではない場所で登記したい方にも最適です。都心の一等地で会社の陶器ができる物件もありますので、自宅以外で登記したい方にもお勧めします。